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SharePoint Online UserProfiles and the story about synchronizing with Azure Active Directory–Part 2

In part one we saw that SharePoint Online user profiles are partly synchronized from Azure Active Directory automatically. Apps can bypass the whole AAD story and write directly into specific SharePoint user profiles.

SharePoint Online UserProfiles and the story about synchronizing with Azure Active Directory–Part 1

Of course, Office 365 uses Azure Active Directory for storing user information. Since SharePoint and SharePoint Online both have it´s own User Profile Service and User Store it was clear for Microsoft that some of the user properties have to be shared between these to storages. Here´s the story how to work with.

Lizenzkosten sparen mit Shared Mailboxen in Office 365

Eine tolle Alternative zu Public Foldern sind sogenannte Shared Mailboxen in Office 365. Diese haben bis zu 10 GB Speicher, kosten jedoch keine Lizenz. Durch Berechtigungen können diese automatisch in Outlook eingebunden werden, können E-Mail Nachrichten empfangen und haben auch sonst viele Funktionalitäten eines Mailaccounts. Wenn Sie nun eine bereits vergebene Mailbox in eine shared Mailbox umwandeln wollen, geht das sehr einfach über PowerShell. Zunächst verbinden Sie sich zum Service: $UserCredential = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection Import-PSSession $Session Get-MailboxStatistics <Alias> | FL Total* Set-Mailbox –Identity [Alias] -Type “Shared” -ProhibitSendReceiveQuota 10GB -ProhibitSendQuota 9.75GB -IssueWarningQuota 9.5GB Sobald das gesetzt ist, erscheint nach kurzer Zeit im Portal die Mailbox unter den geteilten Ressourcen. Danach können Sie die Lizenz von dieser Mailbox entfernen.

How to convert a user mailbox into a shared mailbox and save license costs in Office 365

Today’s tip is a quick one: If you have licensed mailboxes you only need as additional E-Mail addresses with a separate E-Mail address you can think about converting them to shared mailboxes. Shared Mailboxes have 10GB free storage and there are no additional license costs. Setting the appropriate rights to the shared mailbox they will also automatically show up in Outlook. If you want to convert one of your licensed mailboxes to a shared mailbox you can do that with PowerShell. First, connect to Exchange Online: $UserCredential = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection Import-PSSession $Session Now, check, if the Mailbox is not too large for being converted (more than 10 GB). Get-MailboxStatistics <Alias> | FL Total* Now, convert the Mailbox: Set-Mailbox –Identity [alias] -Type “Shared” -ProhibitSendReceiveQuota 10GB -ProhibitSendQuota 9.75GB -IssueWarningQuota 9.5GB Shortly after you’ve set that the mailbox shows up under the sahred Mailboxes. You are now save to remove the license from it and use it for a real User account.

Eine Verteilerliste in Office 365 erstellen, die automatisch alle Mitglieder einer Abteilung enthält

Viele Unternehmen, die von Small Business Server Umgebungen auf Office 365 umstellen, sind es gewohnt, einen Verteiler zu haben, der automatisch an alle Mitglieder des Unternehmens versendet. Aber auch große Unternehmen wollen Verteilerlisten mit bestimmten Kriterien automatisch befüllt haben. Um dies in Exchange Online abzubilden, benötigt man eine Dynamische Verteilerliste.   In der Exchange Administrationskonsole kann man dann bequem eintragen, welche Kriterien die Verteilerliste haben soll und natürlich auch, welche Empfänger ausgewählt werden sollen. Hier kann man dann gleich einschränken, ob nur Mitglieder mit Exchange Postfächern, oder mit externen Mailadressen und vieles mehr selektiert werden sollen. Über Regeln können bereits in der GUI Filter gesetzt werden. Sobald diese Verteilerliste erstellt ist, funktioniert sie auch. Um jedoch zu sehen, welche Mitglieder in der Verteilerliste enthalten sind, verwende ich PowerShell. Ich habe dazu eine ganz einfache Verteilerliste erstellt, die an alle Benutzer mit Exchange Postfächern versendet, ohne weitere Filterkriterien. Zunächst verbindet man sich mit der ExchangeShell: $LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirection Import-PSSession $Session Jetzt fragen wir unsere Verteilerliste ab: $all=Get-DynamicDistributionGroup "alle" Get-Recipient -RecipientPreviewFilter $all.recipientfilter Im Ergebnis sehen wir jetzt, dass wir alle UserMailboxen zurück bekommen, also auch Shared Mailboxen bzw. welche, die für Administratoren o.ä. eingesetzt werden. D.h. wir müssen die Dynamische Verteilerliste auf ein weiteres Kriterium einschränken. In meinem Fall habe ich den Firmenname im Feld Department gewählt. Set-DynamicDistributionGroup –identity alle@contoso.com -RecipientFilter {(RecipientType -eq 'UserMailbox') -and (Department -like 'Firma*')} Damit wird der Filter auf jene Personen eingeschränkt, die im Feld Department etwas eingetragen haben. Ein weiteres Beispiel wäre ein Filter auf alle Direktoren und/oder Manager: Set-DynamicDistributionGroup –Identitiy Manager@contoso.com -RecipientFilter {(RecipientType -eq 'UserMailbox') -and (Title -like 'Direktor*' -or Title -like 'Manager*')} Übrigens, Sie können dynamische Verteilerlisten auch gleich über die Shell erzeugen. In diesem Fall würden Sie diesen Befehl verwenden: New-DynamicDistributionGroup -Name "Manager" -RecipientFilter {(RecipientType -eq 'UserMailbox') -and (Title -like 'Direktor*' -or Title -like 'Manager*')} Viel Erfolg bei PowerShell!