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OneDrive For Business nutzen–Teil 3 (Sharing)

Technisch gesehen ist OneDrive For Business (OfB) eine persönliche SharePoint Dokumentbibliothek. Nachdem die Dateien automatisch in die Cloud synchronisiert werden, können sie auch mit anderen Anwendern geteilt werden (Sharing). In diesem Artikel geht es um die Anwendung von Sharing mit OfB.

Office 2016 im Review

Office 2016 ist das neueste Werkzeug aus der Office Reihe. Was kann dieses neue Toolset und welche Neuigkeiten verbergen sich in dieser Office Version? Lohnt sich ein Umstieg? Im normalen Office Alltag vieler Unternehmen ist Microsoft Office nicht mehr wegzudenken: Das neue Office-Paket bietet die gewohnten Funktionen wie Outlook, Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, Präsentationen und vieles mehr. Bei jeder neuen Version werde ich von unzähligen Unternehmen gefragt: „Lohnt sich ein Umstieg? Ich verwende heute maximal 10% des gesamten Funktionsumfanges, für meine Ansprüche reicht das.“ Für Standardanforderungen wie Texte schreiben reicht eine ältere Version genauso gut, das neue Office 2016 ist jedoch einen Blick wert, da es – vor allem in Kombination mit Office 365 – den Anwendern hilft, neue Produktivität zu verwirklichen. Moderne Dateianhänge Schluss mit dem Versand von Dateianhängen – das könnte mit einer neuen Funktion aus Outlook 2016 bald Realität werden. Dokumente, die in OneDrive for Business gespeichert wurden werden damit nicht mehr versendet und damit in unzähligen Versionen abgespeichert, sondern mit Hilfe der modernen Dateianhänge verteilt. Wird ein Link zum Originaldokument eingefügt und kann der Anwender noch entscheiden, ob das Dokument editierbar ist oder nicht. Ein solcher Dateianhang wird mit dem kleinen Wolkensymbol rechts unten im Dokumenttyp-Symbol visualisiert. Für das Dokument können Berechtigungen gesetzt werden. Somit kann der Empfänger entweder lesen oder bearbeiten. Wird das Dokument geöffnet, öffnet es sich vom Originalablageort und wird dort bearbeitet, was viel Zeit spart. Eine weitere neue Funktion ist die Möglichkeit, Dateien direkt aus Office heraus freizugeben. Ein geöffnetes Dokument wird damit mit einem anderen Anwender geteilt und per E-Mail versendet. Co-Authoring Word, Excel und PowerPoint bringen Funktionen mit, um gemeinsam an Dateien arbeiten und gleichzeitig Änderungen durchführen. Während der Bearbeitung wird gekennzeichnet, woran der jeweils andere Anwender arbeitet. Diese Funktionalität wurde aus Office 2013 übernommen und weiterentwickelt. Co-Authoring ist nicht nur mit den Web-Versionen von Office, sondern auch mit den Desktop-Versionen möglich. Leider gilt das jedoch (noch) nicht für alle Mitglieder der Office Familie. Co-Authoring von Excel ist beispielsweise nur über die Office Online Version möglich. Co-Authoring ist über Skype for Business möglich. Während eines Onlinemeetings können gemeinsam Änderungen an einem Dokument durchgeführt werden. Sollte es mit der Zusammenarbeit nicht gut geklappt haben, hilft Office 2016 direkt aus der jeweiligen Applikation auf eine frühere Dateiversion zurück zu gehen. Neue Office Layouts Office 2016 hat neue Layouts erhalten, sogenannte Themen. Es stehen drei unterschiedliche Farben zur Verfügung, das von Office 2013 gewohnte „Weiss“, ein buntes Thema bringt höhere Kontraste und Farben, die je nach Applikation unterschiedlich sind, das Dunkelgraue Thema schont die Augen. Neue Assistenten und „Einblicke“ Office Programme warten mit einer neuen Hilfestellung auf und sollen Anwender unterstützen, Aufgaben in Office schneller zu erledigen. Der Anwender gibt seine Fragen in Form von Text in ein Suchfeld ein und erhält daraufhin die am besten geeigneten Antworten um eine bestimmte Funktion zu verwenden. Mit der Funktion der intelligenten Suche erhält man sogenannte Einblicke. Mit dieser Funktion können Fragen direkt aus der Applikation herausgestellt und beantwortet werden. Diese Funktion wird von der Bing Suchmaschine bereit gestellt und kann beim Editieren von Texten hilfreich sein. Neue Diagramme in Excel Excel bringt neue Diagrammtypen und eine Prognoserechnung mit sich: Sunburst, Treemap, Wasserfall, Pareto, Histogramm und Kastengrafiken helfen bei Auswertungen und stellen Daten besser verständlich dar.   Das Sunburst Diagramm eignet sich zur Anzeige von hierarchischen Daten. Jede Hierarchieebene wird durch einen Ring oder Kreis angezeigt. Der innerste Kreis ist die oberste Ebene der Hierarchie. Damit wird die Beziehung der Hierarchieebenen grafisch dargestellt. Das Treemap Diagramm stellt ebenfalls Hierarchien dar, dieser Diagrammtyp eignet sich am besten zur Darstellung von Verzweigungen. In diesem Diagrammtyp werden Größenverhältnisse gut dargestellt und sind auf einen Blick vergleichbar. Das Treemap Diagramm hilft bei der Mustererkennung, Kategorien werden nach Farbe und Nähe dargestellt. Das Treemap Diagramm kann auch problemlos mit umfangreichen Daten umgehen. Das Wasserfalldiagramm hilft bei der Darstellung von Werten und wie diese durch positive und negative Werte beeinflusst werden. Gewinn- und Verlustrechnungen sind etwa ein Beispiel für die Darstellung des Wasserfalldiagrammes. Das Histogramm zeigt die Verteilung einer Anzahl an Elementen nach Häufigkeit an. Im Pareto Diagramm wird dargestellt, wie die Häufigkeit in der Verteilung aussieht. Ein Beispiel hierfür wäre etwa ein Restaurantbetrieb, der wissen möchte, was die Gründe für seine fallenden Umsätze sind und seine Kunden befragt. Die Antworten reichen von kaltem Essen bis zu langen Wartezeiten. Im Pareto Diagramm sortiert der Restaurantbesitzer die Antworten und erkennt dadurch sofort, dass 80% der Ursachen sind, dass die Wartezeiten zu lange sind und es zusätzlich zu wenige Beilagen gibt. Das Kastengrafikdiagramm stellt wie das Histogramm Häufigkeiten dar und zeigt in diesem Fall Ausreißer und Mittelwerte. Dieses Diagramm ist für statistische Auswertungen gut geeignet. Excel erstellt aus zeitbasierten Verlaufsdaten eine Prognoserechnung. Eine Prognoserechnung kann helfen, zukünftige Werte zu schätzen, etwa erforderliche Lagerbestände oder langfristige Investitionen. Konfidenzintervalle helfen bei der Genauigkeit der Prognoserechnung. Outlook und Clutter Ein deutsches Wort für Clutter zu finden, ist schwierig. Das Wörterbuch übersetzt Clutter mit Störung, Stördaten oder Durcheinander. Dass es keine gute Übersetzung für Clutter gibt, hat sich wohl auch Microsoft gedacht und den Begriff nicht eingedeutscht. Am ehesten trifft noch Durcheinander zu. Clutter ist eine Funktion, die helfen soll, E-Mails, die mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht gelesen werden, bereits vorab zu erkennen und auszusortieren. Clutter in Outlook funktioniert nur in Verbindung mit einem Office 365 Abonnement, da Exchange Online mitverfolgt, welche Nachrichten gelesen werden und welche nicht und diese damit nach und nach automatisch aussortiert.   Clutter ist definitiv eine Funktion, die jenen Personen hilft, die sehr viele Nachrichten in Ihrem Posteingang haben. Damit kann aus technischer Sicht besser nachvollzogen werden, ob Nachrichten wichtig oder unwichtig sind. Gehören Sie zu den Glücklichen, die ihren Posteingang toll aufgeräumt und leer haben, hat Clutter nichts zu lernen und wird nicht gut funktionieren. Ansonsten bringt Clutter einen erheblichen Mehrwert. Clutter entfernt Nachrichten aus dem Posteingang, die als unwichtig klassifiziert werden. Clutter ist lernfähig. Der Anwender kann Nachrichten als unwichtig einstufen oder sie als wichtig darstellen indem sie vom Clutter-Ordner in den Posteingang zurück geschoben werden. Office 365 Gruppen In Office 2016 ist die Zusammenarbeit über Applikationsgrenzen hinweg das zentrale Thema. In Office 365 finden sich die neuen Office 365 Gruppen –und nur dort, denn diese Funktionalität gibt es nicht in On Premises Installationen von Exchange und SharePoint. Diese Gruppen erhalten eine eigene E-Mail Adresse, einen Kalender, ein Notizbuch und OneDrive for Business als Dateiablage. Gruppen haben eine eigene Kommentarfunktion, Benutzer können sich schnell austauschen, chatten und Nachrichten mit „gefällt mir“ markieren. Mit einer eigenen mobilen Applikation ist der Anwender mobil mit seiner Gruppe verbunden. Gruppen sind damit das perfekte Werkzeug für die Teamarbeit. Jede Gruppe kann E-Mails empfangen, Themen können diskutiert werden, Nachrichten werden geteilt, Gruppenmitglieder können in Gruppen ein- und wieder austreten. Mit Office 365 Gruppen zeigt Microsoft, dass Anwender ihre Zusammenarbeit auch Applikations-übergreifend organisieren k��nnen. Gruppen können sowohl von normalen Anwendern als auch von Administratoren erzeugt werden. In Outlook sind Gruppen perfekt integriert, was die Zusammenarbeit stark vereinfacht.   Office wird mobil Office ist auf allen mobilen Plattformen vertreten, egal ob man iOS, Android oder ein Windows Telefon hat, Office ist überall verfügbar. Kürzlich geöffnete Dateien sind auf jedem Endgerät schnell gefunden und abrufbar. Die Bearbeitung komplexer Excel Dateien mag hierbei nicht das Ziel gewesen sein. Durch Office auf mobilen Geräten hat der Benutzer die Möglichkeit, Änderungen schnell vorzunehmen und zu ändern. Für mich stellt sich die Frage, ob ich in Zukunft statt mit meinem Notebook zu präsentieren, stattdessen ein Windows Phone mit Windows 10 und Continuum verwenden werde und damit in Microsoft Office arbeite. Lizenzvarianten Office 2016 steht in den unterschiedlichsten Lizenzvarianten zur Verfügung. Microsoft bemüht sich, für jeden Anwender das passende Lizenzmodell bereit zu stellen. Über die Lizensierung mittels Office 365 gibt es ein bequemes Mietmodell, welches mir –nach verwendetem Lizenzmodell –die Mehrfachnutzung auf mehreren Geräten, unabhängig davon, ob es MacOS oder Windows ist, auf Android, iOS und Windows Phone anbietet. Zu unterscheiden sind Einzellizenzen und solche, die über Office 365 als Mietvariante gekauft werden. Die Lizensierung für Unternehmenskunden wäre ein weiterer, hier nicht behandelter Bereich. Im Office Store können derzeit folgende Einzelprodukte gekauft werden: Office Home & Student 2016 (Einzellizenz zu kaufen) Office 365 University (nur für Studenten, für 4 Jahre) Office 365 Personal (Einzellizenz in Miete) Office 365 Home (5 Computer/Macs/Tablet in Miete) Office Home & Business 2016 (Einzellizenz zu kaufen) Office Professional 2016 (Einzellizenz zu kaufen) In folgenden Office 365 Plänen ist Office enthalten. In diesen Plänen finden sich nach Auswahl Mehrwertdienste wie E-Mail, SharePoint Online, Yammer, Skype for Business Online Office 365 Business (5 Computer/Macs/Tablet in Miete) Office 365 Business Premium (5 Computer/Macs/Tablet in Miete) Office 365 ProPlus (5 Computer/Macs/Tablet in Miete) Office 365 Enterprise E3 (5 Computer/Macs/Tablet in Miete) Dazu eine tabellarische Übersicht Name Miete/Kauf Enthaltene Produkte Wie oft installierbar Unterstütze Plattform Zusätzlich Office Home & Student 2016 Kauf Word, Excel, PowerPoint, OneNote 1 Gerät Windows Mac - Office 365 University Kauf – gültig für 4 Jahre Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher Access OneDrive Skype 2 Geräte Windows, Mac, iPad Android-Tablet Windows-Tablet 1 TB cloud Speicher auf OneDrive 60 Skype Gesprächsminuten pro Monat für 1 Benutzer Fortlaufende Updates Office 365 Personal Miete Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher Access OneDrive Skype 1 Gerät Windows, Mac, iPad Android-Tablet Windows-Tablet 1 TB cloud Speicher auf OneDrive 60 Skype Gesprächsminuten pro Monat für 1 Benutzer Fortlaufende Updates Office 365 Home Miete Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher Access OneDrive Skype Je 5 Geräte (PC und Tablet) Windows, Mac, iPad Android-Tablet Windows-Tablet 1 TB cloud Speicher auf OneDrive pro Benutzer 60 Skype Gesprächsminuten pro Monat pro Benutzer Fortlaufende Updates Office Home & Business 2016 Kauf Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook 1 Gerät Windows Mac - Office Professional 2016 Kauf Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher Access 1 Gerät Windows - Office 365 Business Essentials Miete OneDrive for Business Skype for Business Online Exchange Online kein Office für den Client Windows, Mac, iPad/iPhone Android-Tablet / Android Phone Windows-Tablet/Windows Phone Office Online 1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer Office 365 Business Miete Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher OneDrive for Business Je 5 Geräte (PC/Tablet/Phone) Windows, Mac, iPad/iPhone Android-Tablet / Android Phone Windows-Tablet/Windows Phone Office Online 1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer Office 365 Business Premium Miete Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher OneDrive for Business Skype for Business Online Exchange Online Je 5 Geräte (PC und Tablet) Windows, Mac, iPad/iPhone Android-Tablet / Android Phone Windows-Tablet/Windows Phone 50 GB Mailbox mit Exchange Online, Office Online 1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer Skype for Business Online Yammer Office 365 ProPlus Miete Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher Access Skype for Business Online Je 5 Geräte (PC und Tablet) Windows, Mac, iPad/iPhone Android-Tablet / Android Phone Windows-Tablet/Windows Phone   Office 365 Enterprise E3 / E5 Miete Word, Excel, PowerPoint, OneNote Outlook Publisher Access Skype for Business Online Je 5 Geräte (PC und Tablet) Windows, Mac, iPad/iPhone Android-Tablet / Android Phone Windows-Tablet/Windows Phone 50 GB Mailbox mit Exchange Online, Office Online 1 TB cloud Speicher auf OneDrive for Business pro Benutzer Skype for Business Online Yammer E-Mail Verschlüsselung E-Mail Archiv Intranet Site mit SharePoint Online Fazit Office 2016 legt deutlich Wert auf eine bessere Zusammenarbeit. Damit wird es Anwendern leicht gemacht, zusammen zu arbeiten. Meine Lieblingsfunktionen finden sich in den modernen Dateianhängen, da diese helfen, die Produktivität zu steigern, indem Dokumente via E-Mail versendet werden und nachträglich zusammengeführt werden müssen. Mit dem Co-Authoring sind Benutzer in der Lage, in Echtzeit Änderungen an Dateien vorzunehmen, was eine Zeitersparnis darstellt. Office hat sich damit von einem Werkzeug für einzelne Anwender zu einem Toolset für Alle entwickelt. Dem Trend zu mobilen Geräten wird Rechnung getragen: die Strategie Microsoft’s, seine Applikationen auf allen Plattformen anzubieten zeigt, dass durch Offenheit und Zusammenarbeit neue Marktanteile gewonnen werden können. Damit ist klargestellt, dass nicht das verwendete Endgerät ausschlaggebend für Produktivität ist, sondern das Endgerät in den Hintergrund rückt. Wichtig ist nicht, was man verwendet, sondern wie man am Liebsten arbeitet. Denn das (gemeinsame) Arbeiten soll auch Spaß machen.

Mit Office 365 Home zu 5mal 1TB OneDrive Cloudspeicher und 5mal 60 Skype Minuten pro Monat

Mit einem Microsoft Office 365 Home Abonnement erhält man eine Reihe von zusätzlichen Vorteilen, etwa 1 TB OneDrive Cloud-Speicherplatz und 60 Skype-Minuten pro Monat – mehr oder minder kostenlos. Auch wenig bekannt ist, dass diese Vorteile mit weiteren Personen geteilt werden können!

How to use Office 365 Home for sharing or How to get 5 times 1 TB OneDrive storage and 5 times 60 Skype minutes per month

If you have a subscription for Microsoft Office 365 Home, you get a lot of additional benefits with that subscription: You get 1 TB of OneDrive storage and 60 minutes of Skype calls per month – more or less for free. The second well known secret is, that you can share these benefits with up to four persons. See how this works here!

Office 365 und Office 2016 Video Serie

Office 2016 und Office 365 Pro Plus bringen einige neue Funktionen, die ich zum Anlass genommen habe, eine kleine Video Serie zu starten, damit die Funktionen auch gleich live angeschaut werden können. In den ersten Videos zeige ich, welche neuen Funktionen es im Client gibt. Man sieht jedoch auch Funktionen, die aus Office 365 heraus unterstützt werden, wie z.B. Clutter oder die neuen, modernen Attachments. Hier die gesammelten Links zum Durchklicken: Office 365 Groups Office 365 Groups sind ein freigegebener Arbeitsbereich für E-Mail, Unterhaltungen, Dateien und Kalenderereignisse, in dem Mitglieder der Gruppe bequem zusammenarbeiten und Aufgaben schnell erledigen können. In diesem Video erfahren Sie, wie Gruppen erzeugt werden, wie der tägliche gebrauch von Gruppen aussieht, Sie sehen die Verwendung von Gruppen in mobilen Apps und wie Ihnen Office 365 Gruppen helfen, im Team schneller zusammen zu arbeiten. Weitere Infos   Office 2016 Excel Prognoserechnung In Excel 2016 gibt es eine Prognoserechnung. Mit Hilfe der Zeitreihenprognosen können zukünftige Werte basierend auf historischen Daten vorhergesagt werden. Erstellen Sie mit nur einem Klick Prognosediagramme auf der Grundlage historischer Daten, und sagen Sie kommende Trends voraus. Diese neue Funktion verwendet den als Branchenstandard etablierten ETS-Algorithmus (Exponential Smoothing, Exponentielle Glättung), um verlässliche Prognosedaten zu ermitteln. Mehr Infos   Office 2016 Moderne Attachments Mit modernen Attachments haben Sie eine neue Funktion in Office 365 und Office 2016 zu Verfügung. Sie versenden keine Dateien mehr, sondern nur mehr Links zu Ihrer OneDrive for Business Dateiablage. In diesem Video sehen Sie die Verwendung dieser modernen Attachments, wie Sie die Attachments hinzufügen können und direkt entscheiden können, ob der Empfänger editieren oder nur lesen darf. Die Funktionalität wird mit Outlook 2016 und der Outlook Web App erklärt.   Office 2016 auf mobile Devices In diesem Video sehen Sie wie Sie das neue Office 2016 auf Ihrem mobilen Device verwenden können. Sie sehen, wie Ihre aktuellen Dokumente schnell auch mobil abrufbar sind und wie Sie Änderungen durchführen können.   Office 2016 Versionen Office 2016 bringt den Versionsverlauf mit - direkt in Word, Excel und PowerPoint. In diesem kurzen Video zeige ich, wie Sie ältere Versionen von Dokumenten abrufen können. Sie sehen, wie Sie Dokumente vergleichen können und ältere Versionen wieder herstellen.   Office 2016 Dateien mit OneDrive for Business teilen In diesem Video zeige ich, wie Dateien einfach über OneDrive for Business geteilt werden können und wie Sie Einladungslinks versenden können. Außerdem zeige ich, wie Dateifreigaben verwendet werden und wie Freigaben auch wieder zurück gezogen werden können.   Office 2016 Co-Authoring mit Skype for Business Office 2016 und Co-Authoring - hier sehen Sie, wie Sie in einer Skype for Business Session Co-Authoring verwenden.   Office 2016 Tell me Was möchten Sie tun? Mit dieser Funktion können Sie Wörter und Ausdrücke eingeben, die sich auf Ihre nächste Aufgabe beziehen. Auf diese Weise gelangen Sie schnell zu Features, die Sie verwenden, oder Aktionen, die Sie ausführen möchten. Mit der "Sie wünschen"-Funktion können Sie auch Hilfe zu den gesuchten Begriffen finden. Oder Sie können die Funktion für intelligentes Nachschlagen verwenden, um den eingegebenen Begriff zu recherchieren oder zu definieren. Weitere Informationen   Office 2016 Theme ändern In diesem Video sehen Sie, wie Sie in Office 2016 die verfügbaren Themes ändern können.   Office 2016 Excel Charts Visualisieren Sie mithilfe neuer Diagrammtypen Finanz- oder Hierarchiedaten, und heben Sie statistische Eigenschaften hervor. IN diesem Video lernen Sie die neuen Diagrammtypen kennen und für welche Einsatzgebiete sie sich eignen: TreeMap, Wasserfall, Pareto, Histogramm, Kastengrafik und Sunburst.   Office 365 Clutter Clutter hilft Ihnen wichtige Nachrichten von unwichtigen E-Mail Nachrichten zu trennen. Damit haben Sie mehr Zeit für wichtige Nachrichten. Die Clutterfunktion lernt, wie Sie Ihre E-Mail-Nachrichten priorisieren und hilft Ihnen dann, indem sie Nachrichten mit geringer Priorität in einem separaten Ordner ablegt (dank einer täglichen Zusammenfassung übersehen Sie trotzdem nichts). Unterwegs können Sie diese Möglichkeit ebenfalls mithilfe des Posteingangs mit Fokus nutzen. Weitere Infos   Office 2016 Dokumente gemeinsam bearbeiten In Office 2016 können Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Wie das in Word, Excel und PowerPoint funktioniert, sehen Sie in diesem Video. Sehen Sie während des gemeinsamen Arbeitens an einem Dokument, an welchen Stellen die anderen arbeiten, und überprüfen Sie ihre Bearbeitungen noch während sie stattfinden. In diesem Sinne: Auf gute Zusammenarbeit!