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Office 365: erste Schritte mit dem P-Plan, Tipps & Tricks zur Massenhinzufügung von Benutzern

Heute einmal eine kurze Vorstellung von Office 365 anhand des P-Plans. Eine Trial im P-Plan umfasst 10 User für 30 Tage, beim E-Plan sind es 25 User im E3-Plan, hier ist es sehr smart, da damit auch gleich Office professional plus mitgetestet werden kann. Der P-Plan umfasst Exchange Online, Lync Online und SharePoint Online. Gleich nach dem Login auf https://portal.microsoftonline.com finden wir uns – als User - auf der Startseite wieder und können hier gleich in die Outlook Web Apps einsteigen, den Lync Client installieren oder auf die Teamwebsite zugreifen. Als Administrator sehen Sie in der Verwaltung gleich die am häufigsten verwendeten Befehle, z.B. Benutzerkennwörter zurück setzen. Schnell einrichten eines Abos Am schnellsten gehen Sie bei der Einrichtung eines neuen Abo’s so vor: 1. Domain hinzufügen und verifizieren. 2. Benutzer hinzufügen Damit erhalten alle Benutzer auch gleich das korrekte Login mit der eigenen Domain. Für die Massenhinzufügung von Benutzeraccount können Sie sich eine CSV Datei direkt im Portal laden, ausfüllen und damit alle User sehr schnell hinzufügen. Ich habe dazu die CSV Datei als Excel Datei gespeichert und fülle dort die Felder aus. Anzeigename und Benutzername habe ich hier noch nicht ausgefüllt, dies mache ich über eine Excel Formel, die ich kurz beschreiben möchte (alle Softwareentwickler sollen an dieser Stelle einfach zum Punkt: importieren weiterspringen). Ich verwende dazu in Spalte D, Zelle D3 folgende Formel: =B3&” &C3 Danach fülle ich die restlichen Spalten mit dem nach unten kopieren aus. Wie schaut die gleiche Formel für das Feld Benutzername aus? =B2&"."&C2&"@DOMAINNAME.com" Mit dieser Vorlage können Sie sehr schnell User eintragen. Die Datei wird dann als CSV gespeichert. Dies öffne ich dann in einem Editor und ersetze mit Suchen und Ersetzen das Semikolon durch ein Komma. Importieren der Benutzer Nachdem nun alle User in der CSV Datei vorhanden sind, werden sie importiert. Die Überprüfung hat ergeben, dass alles korrekt ist: Nun die Region festlegen und Lizenzen zuweisen. Danach sind die User angelegt und die temporären Kennwörter werden erstellt.   Schon sind alle meine SharePoint Advent Kollegen angelegt.

Blackberry Business Cloud Services für Office 365 einrichten

Seit Ende Jänner 2012 sind die Blackberry Business Cloud Services für Office 365 verfügbar. Benutzer des Office 365 E-Plans, die auch Blackberry verwenden können damit Ihre Devices über BES synchronisieren. Bisher konnten BlackBerry User in office 365 nur mit BIS synchronisieren. Das Service steht allen E-Plan Usern kostenlos zur Verfügung. Wie können Sie das Service nun verwenden: Zunächst einmal wird es innerhalb von Office 365 aktiviert, in dieser Anleitung sehen Sie, wie das funktioniert. Nach kurzer Zeit steht das Service dann unter autorisierte Dienste zur Verfügung. Nun gelangen Sie über verwalten direkt zu den Blackberry Cloud Services. Im ersten Schritt entscheiden Sie, ob Sie auf Deutsch oder auf Englisch innerhalb Ihrer Region weiter geführt werden. Danach lesen Sie den Lizenzvertrag wie immer genau durch (übrigens insgesamt 4 Mal). Nachdem Sie den Bedingungen zugestimmt haben, können Sie sich am Blackberry Administration Service anmelden. Weiter geht’s mit der Konfiguration: Add-On installieren: Man wird noch sehen, warum: Nun befinden Sie sich in der Device-Administrationsoberfläche: Zunächst einmal legen Sie hier die User an, die Sie benötigen. Das geht sehr einfach: Benutzername oder E-Mail Adresse eingeben und mit Suchen” wird der Benutzer direkt aus dem Office 365 Directory gefunden. Danach legen Sie fest, in welcher Sicherheitsgruppe der User sein soll und vergeben ein Aktivierungskennwort: Der Benutzer erhält daraufhin eine E-Mail und kann sein Gerät konfigurieren. Jede Menge Unterstützung finden Sie auf den Seiten von RIM: BlackBerry Business Cloud Services

Office 365 und Raumpostfächer und Gerätepostfächer–Anzeige von frei und gebucht Optionen

In Office 365 haben Sie – wie in jeder Exchange Umgebung -, die Möglichkeit Ihre Meetingräume mit Raumpostfächern zu verwalten. Der Vorteil liegt hierbei darin, dass der Raum automatisch von einem ganzen Team gebucht werden kann. Durch die Kalenderfreigabe sehen Sie die Raumbuchungen sofort, der Raum sagt auch automatisch ab, wenn er gerade gebucht ist. Anlegen eines Raumpostfaches geht sehr einfach: in der Exchange Online Verwaltungskonsole bei Benutzern und Gruppen auf Neu Raumpostfach” klicken. Dann können Sie den Raum auch gleich anlegen und konfigurieren. Sobald dieser Raum dann angelegt ist, kann er bebucht und angezeigt werden. Dies geht am Einfachsten, indem ein neuer Eintrag im Kalender erstellt wird. Standardmäßig wird von der Raumbuchung nur die Free/busy Information angezeigt, also nicht die ganze Meetinginformation. Dies können wir jedoch mit neuen Rechten ändern. Dazu benötigen wir ein paar PowerShell Befehle. Zunächst einmal anmelden. $LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirection Import-PSSession $Session –AllowClobber Dann möchten wir einmal uns den Vollzugriff auf den Kalender geben. Dazu schauen wir uns zuerst einmal an, wie die aktuellen Berechtigungen gesetzt sind. Get-MailboxFolderPermission –Identity BigRoom@mydomain.com:\Calendar Dann setzen wir uns die Owner Rechte: Add-MailboxFolderPermission –Identity BigRoom@mydomain.com:\Calendar -User mg@mydomain.com -AccessRights Owner Schon ist auch der Inhalt der Raumbuchung sichtbar. Wie wir ja alle wissen, sollten wir nicht immer gleich mit Owner Rechten Kalenderberechtigungen setzen. Der Grund, warum ich diesen Weg hier gewählt habe, ist, dass ich nun in den Eigenschaften des Kalenders einfach weitere Rechte vergeben kann. Alle möglichen Berechtigungsstufen lassen sich übrigens im TechNet hier nachlesen. Wer möchte, kann den Raum ebenfalls über Powershell anlegen. Hierbei hilft das Cmdlet –NewMailbox: New-Mailbox -name darkroom@mydomain.com –Room Tipp: mit dem Parameter –equipment erstellen Sie ein Gerätepostfach. Damit dieser Raum ebenfalls gleich Besprechungsanfragen akzeptiert, setzen Sie noch folgenden Parameter: Set-CalendarProcessing darkroom@mydomain.at -AutomateProcessing AutoAccept Kalender- und Raumpostfächer benötigen natürlich keine zusätzlichen Lizenzen, können jedoch sehr einfach verwendet werden. Die Anlage über PowerShell lohnt sich, spart sie doch einiges an Zeit!

Senden als in Office 365

Bereits zu BPOS Zeiten war der Befehl Senden als” ein wichtiges Hilfsmittel bei der Konfiguration von E-Mail Konten. Nachdem die Cmdlet’s von BPOS auf Office 365 geändert wurden, hier ein Update zu meinem damaligen Artikel. Die Senden als wird gerne dazu verwendet, wenn z.B. eine Massenaussendung über eine allgemeine E-Mail Adresse versendet werden soll oder aber ein User mehr als eine E-Mail Absenderadresse haben möchte – statt einem Alias wird also eine Verteilerliste angegeben, mit dieser wird dann versendet. Zunächst einmal in Powershell anmelden und die Exchange Online Cmdlet’s laden (siehe auch hier): $LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirection Import-PSSession $Session –AllowClobber Nun können Sie folgenden Befehl verwenden, um Send as Rechte zu vergeben: Add-RecipientPermission <identity> -AccessRights SendAs -Trustee <user> Übersetzt also so: Add-RecipientPermission verteilerliste@mydomain.at -AccessRights SendAs -Trustee martina.grom@mydomain.at Danach diesen Befehl noch bestätigen. Kontrolle gefällig? Mit Get-RecipientPermission martina.grom@mydomain.at sehen Sie auch gleich, welche Rechte Sie besitzen. Zum Abschluss noch abmelden: Remove-PSSession $Session Viel Erfolg bei Powershell!

MVP Reaward 2012 for Office 365

Wir freuen uns sehr, dass Martina Grom, CEO von atwork, dieses Jahr wieder mit dem MVP Award für Microsoft Office 365 ausgezeichnet wurde! Der Microsoft MVP Award ist eine jährlich verliehene Auszeichnung, mit der Microsoft führende Mitglieder der technischen Communities weltweit anerkennt, die ihre wertvollen Erfahrungen aus der Praxis mit anderen Benutzern und mit Microsoft teilen.” Allen MVPs gemeinsam ist das Engagement für die Community und die Bereitschaft, anderen zu helfen. Sie stehen außerdem für die Vielfalt der technischen Communities von heute.” Martina, @magrom, treibt das Thema Cloud Computing seit vielen Jahren und war 2011 die erste deutschsprachige MVP für Office 365. Und wir gratulieren Kerstin Rachfahl, CEO von Rachfahl IT-Solutions GmbH (Himmlische IT) aus Hallenberg, Deutschland, ganz herzlich zum neu ernannten, zweiten Office 365 MVP in DACH! Himmlische IT: MVP Award für Office 365 Kerstin ist gemeinsam mit ihrem Mann, Carsten, ebenfalls MVP (für Windows Hyper-V Server), auf IT-Lösungen in Private und Public Cloud und Podcasts spezialisiert. Seit 1. Jänner 2012 gibt es weltweit 22 MVPs für Office 365. Insgesamt gibt es etwa 4.000 MVPs in mehr als 90 Ländern für mehr als 90 Microsoft Produkte. Congratulations to the First New and Re-Awarded MVP Awardees of 2012! 2012 wird das Jahr der Cloud!

2012 - What´s next?

Dieses Jahr wird das Jahr von Windows 8 – ein Neubeginn in vielerlei Hinsicht. Die neue Metro Oberfläche sieht nicht nur anders aus, es gilt Touch First”: Neue Anwendungen müssen richtig gestylt” sein und per Gesten einfach und intuitiv bedienbar sein. Und Apps müssen natürlich fluid” sein (WinRT). Zur Programmierung verwendet man die gewohnten .NET Sprachen oder HTML5 und Javascript. Das Besondere an Windows 8 ist aus meiner Sicht aber auch, dass es - mit der Unterstützung für ARM-Prozessoren – nicht nur auf PC´s laufen kann. Windows Marketplace wird zur zentralen App-Plattform, so wie es für Windows Phone jetzt bereits der Fall ist. Mittlerweile gibt es rund 40.000 Apps für Windows Phone und Microsoft tut viel, um das eigene Phone u.a. gemeinsam mit Nokia stärker am Markt zu positionieren. Mal sehen, wie das im stark umkämpfte Handy-Markt in diesem Jahr gelingt. 2011 war das Jahr der Cloud. Zumindestens haben sich Cloud Services langsam im Markt etabliert. In der IT beginnt der Umbruch, SaaS (Office365) für Standard-Aufgaben wie E-Mail, Online-Collaboration, Online-Kommunikation und -Meetings und natürlich für die Anbindung von Mobile Devices zu nutzen. Windows Azure als PaaS hat erst vor kurzem wichtige Neuerungen erfahren und das neue Portal ist eine tolle Anlaufstelle, vom Pricing bis hin zu Code Samples. Zum Evaluieren von Azure gibt es eine Windows Azure 3 Month free trial. Die Webcasts Learn Windows Azure vom Dezember helfen beim Einstieg. Die Top-Trend Themen in der IT bleiben weiterhin: Cloud Computing Mobile und – damit verbunden: Social Media Individuelle IT-Dienstleistungen Genau hier liegt unser Focus bei atwork. Wir wünschen allen Lesern ein tolles und erfolgreiches Neues Jahr!

Office 365 Administratoren: Self Service Kennwort zurück setzen

Sind wir ehrlich: Das eine oder andere Kennwort haben wir schon. Eine der Neuerungen des letzten Service Updates zu Office 365 bietet nun die Möglichkeit, dass Administratoren ihr Kennwort selbst zurück setzen können.  Sobald Sie sich an Office 365 anmelden, erhalten Sie diese Aufforderung: Eine alternative E-Mail Adresse angeben und eine Mobilnummer – schon können Sie ein vergessenes Kennwort zurücksetzen. Office 365 greift dabei auf die in den Benutzerdaten hinterlegten Informationen zurück. Wie funktioniert nun das Zurücksetzen: Im Office365 Portal anmelden und auf Kennwort vergessen klicken: Im nächsten Schritt geben Sie an, ob Sie Administrator sind oder nicht: Wir sind ja Administrator: Nun geben wir Benutzer-ID ein und füllen das Captcha aus (sofern es lesbar ist). Danach erhalten Sie die Info, dass an Ihre alternative E-Mail Adresse ein E-Mail versendet wurde. Kurze Kontrolle: stimmt. Mit Klick auf den Link wird eine SMS an das zuvor angegebene Mobiltelefon gesendet.   Jetzt noch das neue Kennwort eingeben und schon ist der Zugriff wieder möglich! Übrigens: wer kennt schon die MVA (Microsoft Virtual Academy) zu Office 365: hier können Sie schnell einen guten Überblick zu Office 365 erhalten.

Lync 2010 mobile für Windows Phone–für Lync Server und Office 365

Für alle Windows Phone User gibt es gute News: Lync 2010 mobile ist zum Download verfügbar und unterstützt sowohl Lync Server als auch Office 365. Im Post Mobile Clients für Microsoft Lync” wird schon beschrieben, welche Funktionen hier enthalten sind. Angekündigt sind ebenfalls Lync.Clients für das IPhone und weitere mit Partnern entwickelte Clients. Hier geht es zum Direktlink des US-Marketplaces, hier der Link zum österreichischen Marketplace. Lync 2010 für Windows Phone stellt den Funktionsumfang von Lync auch auf Ihrem Mobilgerät zur Verfügung – einschließlich umfassender Anwesenheitsinformationen, Instant Messaging, Telefonkonferenzen und Anruffunktionen auf einer einzelnen, einfach bedienbaren Benutzeroberfläche. Der mobile Client ist übrigens in 19 Sprachen verfügbar! Damit können Sie sich nun auch über Ihr mobiles gerät in Konferenzen einwählen – was insbesondere für Lync Online eine tolle Funktion ist, können Sie sich nun doch zu Lync-Telefonkonferenzen nun mit einem Tipp’s verbinden. Darüber hinaus sind Sie über Ihre Lync ID jederzeit erreichbar – always on. Sollten Sie Lync 2010 mobile mit Ihrem On-Premise Lync Server verwenden, empfehle ich die Lektüre dieses Artikels von MVP Tom Arbuthnot, wo Sie über die Neuigkeiten von Lync kummulativem Update 4 und die darin enthaltenen neuen PowerShell Befehle informiert werden.         Deshalb: Call me!

Exchange Server 2010 SP2 ist verfügbar

Lange war es schon angekündigt, das Exchange Server 2010 SP2 – zumindest für 2. Halbjahr 2011 (welches ja bekanntlich in einigen Tagen endet). Seit dem 4.12 steht es nun endlich zum Download zur Verfügung. Was gibt es neues im SP2: Hybrid Configuration Wizard: damit werden hybride Deployments (Cloud und On-Premise) vereinfacht – einige der manuellen Schritte sind dabei automatisiert. (Danke dazu von meiner Seite ) Cross-Site Silent Redirection für Outlook Web App Outlook Web App Mini: eine Browser-basierte Version von OWA für niedrige Bandbreiten (ich denke hier unweigerlich an OMA). GAL Segmentation Vielen Dank an dieser Stelle an den Exchange MVP Walter Steinsdorfer – er wird über das SP2 auch beim nächsten Exchange Usergroup Meeting erzählen! Am 16.12 bei Microsoft Österreich!

Lync unter MacOS mit Office 365

Seit kurzem steht können auch Apple User nach herzenslust lyncen, der Lync for Mac Client steht zur Verfügung und wird bei Mac Office 2011 Standard bzw. über das Volumenlizenzierungsprogramm ausgeliefert. Dieser Client funktioniert in Lync und auch in Lync Online. Lync for Mac mit Lync Server Hier gibt es keine besonderen Änderungen: Lync starten, anmelden, fertig: Ein Gespräch kann ebenso geführt werden, wie schnell einmal chatten: Soweit so gut, dürfte ja alles funktionieren. Wie aber ist es mit Lync Online in Office 365? Lync for Mac und Lync Online Um Lync for Mac mit Office 365 verwenden zu können, installieren Sie zunächst das Update 14.0.1 (Hier der englische Link). Danach Lync starten. Hier nun bitte vor dem Anmelden auf die Schaltfläche Erweitert klicken und die manuelle Konfiguration durchführen. Hier bitte in das Feld Interner Servername und Externer Servername jeweils sipdir.online.lync.com:443 eintragen. Auf OK klicken und anmelden. Schon sind alle Kontakte da, natürlich auch jene, die wir über eine Federation bereits zu unserem Lync Online hinzugefügt haben und auch die Live Messenger Kontakte, die hinzugefügt wurden. Da heute Sonntag ist und alle meine Kontakte offline waren, habe ich mich zu einem Selbstgespräch entschieden: einmal über Lync for Mac einmal im Live Messenger: Und so sieht dann das Gespräch aus: Lync around the world – egal auf welchem Betriebssystem! Bei Interesse an weiteren Lync Online und Office 365 Artikeln, hier gleich die Links: Teil 1: Office 365 und Lync Online: arbeiten Sie zusammen! Teil 2: Office 365 und Lync Online: Federate me! Teil 3: Office 365 und Lync Online: Call Me! Teil 4: Office 365 und Lync Online: wie Sie Live Messaging Benutzer zu Lync Online hinzufügen können! Lync Power Pack oder: ist das Wetter wirklich so schlecht? Lync around the world–Office 365 und Lync Online übersetzt mit dem conversation translator! Webcast zu Lync auf Katapult.tv

Lync around the world–Office 365 und Lync Online übersetzt mit dem conversation translator!

Bereits vor einigen Wochen hat Gerhard Göschl in seinem Blog von den Lync Tools berichtet, mit dem man Unterhaltungen via Lync um einige Tools aufwerten kann. Lync Online, welches Teil von office 365 ist, soll ja die Kommunikation unterstützen und erleichtern. Wie die Lync Tools mit Office 365 eingerichtet werden, haben wir Ihnen ja bereits in unserer Serie zu Lync gezeigt: Teil 1: Office 365 und Lync Online: arbeiten Sie zusammen! Teil 2: Office 365 und Lync Online: Federate me! Teil 3: Office 365 und Lync Online: Call Me! Teil 4: Office 365 und Lync Online: wie Sie Live Messaging Benutzer zu Lync Online hinzufügen können! Lync Power Pack oder: ist das Wetter wirklich so schlecht? Funktioniert der Conversation Translator bzw. die Lync Power Packs auch mit Lync Online? Die Antwort ist einfach: Die Lync tools funktionieren auch mit Lync Online The lync tools also work with Lync online De lync's ook werkt on line met Lync Lync 工具亦聯同 Lync 線上 Les outils de lync travaillent également avec Lync en ligne Wie können Sie die Tools einbinden? Zuerst hier downloaden und installieren. Danach die Unterhaltung mit dem Gegenüber starten und die Sprache der Übersetzung wählen. Viel Erfolg mit Lync Online

Passwordneverexpires–How to disable password policy settings in BPOS and Office 365 with PowerShell

Office 365 has a password policy, which is by default set to expire on a regular basis (90 days). There are some guidelines which help to make sure that the password is secure: Use 8 to 16 characters combination of upper- and lowercase letters at leat one numer or one symbol (be aware that the symbol is available in every language on every keyboard) Do not use spaces, tabs, line breaks, your user name Each user is able to change his password at any time. If a user forgets his password it can be reset by an Office 365 administrator. In some cases – for example for service accounts – it is useful to change the password expiration policy to never expire. In this post I will show you how you can disable the password expiration for Office 365 and for BPOS as well. Password Policy change to never expire in Office 365 In office 365 you need only two lines to disable the password policy. First open the Microsoft Online Services Modul for Windows Powershell. (Download: 32bit or 64bit). Connect to Office 365 Connect-MsolService In the dialog enter the credentials of an administrator: To change a single user: Set-MsolUser -UserPrincipalName <username> -PasswordNeverExpires $True To change all users at once: Get-MsolUser | Set-MsolUser -PasswordNeverExpires $True That’s it. You can control the result with the following command: Get-MsolUser | fl Password Policy change to never expire in BPOS You can also change the password policy for former BPOS accounts. Here we use a csv-File, which contains all enabled users: First of all you need PowerShell for Migration (Download 32bit and 64bit). Our first step is to export all users to a csv-File. $Cred = Get-Credential Get-MSOnlineUser -Credential $Cred -Enabled | select-object -property Identity | export-csv C:\data\user.csv Now you find a csv-File with your enabled BPOS Users. Our Script looks like that: $Cred = Get-Credential $Users = Import-Csv -Path "C:\data\user.csv" ForEach($User in $Users) {         $User.Identity         Set-MSOnlineUserPasswordNeverExpire –Identity $User.Identity –PasswordNeverExpire $true –Credential $Cred } Save the script as disableexpire.ps1 in the same directory as your user.csv file. In PowerShell start the script with this command: &"C:\Data\disableexpire.ps1" This is the result: All user account expiration settings have been changed. Please be aware that it is – for security reasons – a good idea to change your passwords frequently! //