Als Administrator einer Project online Instanz können Sie Benachrichtigungen für Ihre Kollegen aktivieren. Öffnen Sie dazu Weitere Servereinstellungen in Einstellungen - PWA-Einstellungen.
Nach der Aktivierung von Benachrichtigungen aktivieren unten auf Weitere Servereinstellungen, sehen Sie und Ihre Kollegen in PWA-Einstellungen je nach Rolle ein oder zwei neue Menüpunkte:
- Meine Warnungen und Erinnerungen verwalten - diesen Menüpunkt sehen alle Benutzer
- Warnungen und Erinnerungen meiner Ressource verwalten - diesen Menüpunkt sehen Projektleiter
Für Teammitglieder ist es empfehlenswert, die Standardeinstellungen Ich erhalte eine neue Vorgangszuordnung in Meine Projekte und
Meine Vorgänge wurden geändert zu deaktivieren und stattdessen Mir eine Erinnerung senden, bevor mein Vorgang beginnt. Zeitraum vor dem Beginn zum Senden der Erinnerung zu verwenden, um einen übermäßigen Mailversand zu verhindern.
Wenn Sie Exchange Online nicht im Einsatz haben, wird die Benachrichtigung jedoch nicht ohne zusätzliche Einstellungen versandt. Es gibt aktuell (Stand März 2018) zwei Varianten, um die Benachrichtigungen auch ohne Exchange Online zu empfangen.
Geschäftliche E-Mail-Adresse in Benutzerprofil
Seit Anfang Oktober 2016 kann zum Versand der Benachrichtigung die E-Mail-Adresse aus dem Benutzerprofiel herangezogen werden. Siehe dazu auch Brians Blog vom 10. Oktober 2016 Project Online: Notifications even if you don't have Exchange Online.
Für diese Anpassung müssen Sie als Administrator für den Tenant berechtigt sein. Bearbeiten Sie die "Geschäftliche E-Mail-Adresse" in den Benutzerprofilen im SharePoint Admin Center.
Wenn keine Änderung, wie im folgenden Abschnitt beschrieben, vorgenommen wird, erfolgt der Versand der Benachrichtigung an diese E-Mail-Adresse.
E-Mail-Adresse für Ressourcen hinterlegen
Die "Geschäftliche E-Mail-Adresse" wird zum Versand nicht herangezogen, wenn Sie für Ressourcen eine E-Mailadresse hinterlegen. Wenn Sie eine Ressourcen zum Bearbeiten in Project Web App öffnen, ist die E-Mail-Adresse jedoch grau hinterlegt und gegen Bearbeitung gesperrt.
Sie können eine Ressource auch in Project für Office 365 oder Project Professional 2016 bearbeiten, wenn Sie die Ressource(n) im Project Center markieren und im Menüband auf Öffnen klicken.
Auch im Client werden Sie jedoch sehen, dass die E-Mail-Adresse, Benutzeranmeldekonto und Kürzel gegen Eingabe gesperrt sind.
Sie können das Bearbeiten an dieser Stelle jedoch ermöglichen, wenn Sie Ressourcen in Project Online bearbeiten und auf dem eigenen Rechner Anpassungen an der Registry vornehmen dürfen. Sie finden die Beschreibung für Project Professional 2013 aus dem Jahr 2017 unter Cannot enter User Logon Account for new resource. Sie trifft auch auf Project für Office 365 oder Project Professional 2016 zu. Bitte beachten Sie, dass Microsoft sich eine Änderung des Verhaltens vorbehält: "... Note: This method will be phased out over time. ..." Wenn diese Vorgehensweise nicht mehr möglich ist, werde ich diesen Artikel entsprechend aktualisieren. Wenn Sie der Anleitung folgen, beachten Sie bitte den Hinweis im referenzierten Artikel, dass das Bearbeiten der Registry zu unerwarteten Ergebnissen führen kann und die Erstellung einer Sicherung vor dem Bearbeiten dringend empfohlen ist!
Erstellen Sie zu Beginn eine Sicherung der Registry. Erstellen Sie anschließend einen neuen Schlüssel von Typ STRING unter
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\MSProject\Profiles\<profilename>
mit dem Namen "WindowsAccountEditable" und setzen Sie den Wert auf "Yes". Das Ganze sieht anschließend so aus:
Nach dem nächsten Neustart von Project können Sie die zuvor gesperrten Felder bearbeiten, wenn Sie Ressourcen zum Bearbeiten aus dem Ressourcencenter heraus öffnen.
Viel Erfolg beim Nutzen von E-Mail-Benachrichtigungen in Project Online, auch ohne Exchange Online!